【文書収受】新年(度)への切り替えの手順- 文書収受システムを通常のように起動します。
- 使用中のファイルを別に保存しておきたい場合は、「一覧表」画面に移動し、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を行ってください。
ファイル名は、例えば「H30文書収受.xlsm」などでも構いません。
※この場合は、一旦システムを終了し、改めて起動し直してから以下の作業を行ってください。 - 収受画面から、「詳細設定」ボタンで詳細設定の画面を呼び出します。
- 画面左の、「受付データの消去」ボタンをクリックします。
- 「入力フォームに戻る」ボタンで、収受画面に戻ります。
【全体】校務支援システムのデータ共有文書収受からの出張データ → 年間計画.xlsx、出張一覧.xls
学校日誌の作成 ← 年間計画.xlsx、出張一覧.xls、服務一覧.xls
出張・年休申請からの出張・服務データ → 出張一覧.xls、服務一覧.xls
旅費システムの処理 ← 出張一覧.xls
例えば、出張のデータは出張一覧.xlsに集約されますが、出張一覧.xlsは文書収受及び出張・年休申請から作られます。
作られた出張一覧.xlsは、学校日誌の作成や旅費システムで使われます。
しかし、学校日誌や旅費システムで追加された出張などは、逆に文書収受などに転記されるようにはなっていません。
この点は、システム全体から見れば不完全ですから、今後の課題として挙げています。
早急に対応したいと思っています。
【全体】南丹市における暗号化への対応南丹市においては毎日午前０時に全てのフォルダ・ファイルを暗号化するように管理されており、使うためには複合化の作業が必要です。
校務支援システムにおいては「￥JimuData￥Excel」以下の複数のファイルを連動させながら処理を進めますので、必要なファイルは処理の内容によって異なります。
必要なファイルはシステムが自動的に開こうとしますが、この時に複合化できていない場合は、エラーとなります。
そのため、校務支援システムを利用する前には、「￥JimuData￥Excel」以下のフォルダについてあらかじめ複合化しておく作業が必要です。
【全体】校務支援システムのインストール先フォルダ配信されるファイルは、「￥JmuData￥Excel￥文書収受」などのように必要なフォルダを自動で作成します。
そのため、これらをインストールするフォルダは各校の共有フォルダでなければいけません。
実際にインストールされるフォルダは、「各校の共有フォルダ名：￥JmuData￥Excel￥文書収受」などとなります。
「各校の共有フォルダ名」は、例えば「￥サーバー￥〇〇学校￥教職員￥事務用」など、各校ごとに異なっていると思いますので、これにネットワークドライブ名（「X：￥」や「Y：￥」など）を割り当てておくと、「X：￥JmuData￥Excel￥文書収受」となり、大変効率的に運用することができるようになります。
ネットワークドライブ名の割り当て方法は、各校で調べてください。
【全体】学校日誌などの単位事務の利用方法
校務支援システムは一連のファイルを「￥JimuData￥Excel」フォルダ以下にインストールして運用します。
そのため、例えば学校日誌を使うためには「各校の共有フォルダ名：￥JmuData￥Excel￥学校日誌.xlsm」を起動することになり、フォルダの選択が面倒になります。
このような場合は、希望のファイルのショートカットを作成し、これを実際に使うPCのデスクトップなどに貼り付けて利用するのが便利です。
【全体】文書収受や日誌が開かない
他にも、収受簿が印刷できなくなったや、登録されているはずの日誌の記事が表示されないや、ファイルそのものが開かない、などのトラブルが起きる場合があります。
何かしらのエラーになり、「デバッグ」が画面に出る場合もあります。
「デバッグ」が表示された場合は､デバッグボタンをクリックし、黄色反転になっている箇所を確認して下さい。
何行か上を見てみると、何かのファイル名が表示されています。そのファイルを確認します。
マイコンピュータなどを使い、問題のファイルが正常に開くことが出来るかどうかを見ます。
「修復しました」などのメッセージが表示された場合は、そのままの名前で、例えばデスクトップなどに「名前を付けて保存」を行います。
一旦、元のファイルを削除し、デスクトップなどに保存しておいたファイルをコピーし貼り付けます。
もう一度起動し、正常に動作するかどうかを確認して下さい。
【文書収受】文書受付簿が印刷できないチェックポイントは２点です。1)一覧表シートの５行目に項目名が表示されているか、2)出力用紙シートが自動計算になっているか、です。
1)一覧表シートの５行目に項目名が表示されているか
５行目のB列からO列までが項目名です。同じ項目名が、抽出作業用としてAA列からAN列までに設定されています。
これが空白になっている場合、文書受付簿が印刷できません。
校務支援システムインストールフォルダに保存されている「文書収受元表.xlsm」を別に開き、５行目をコピーし、「文書収受.xlsm」の５行目に貼り付けてください。
2)出力用紙シートが自動計算になっているか
「出力用紙」シートに移動し、[メニュー]ー[数式]を選び、「計算方法の設定」の内容を確認してください。
「手動(M:)」がチェックされている場合は、「自動(A:)」をチェックしてください。
共有フォルダのファイルを呼び出して使うことが多くなりますが、呼び出す時には当然にいくらかのタイムラグが発生します。
現在のPCは大変に高機能ですが、何かの処理をしようとした時、呼び出したはずのファイルが開き切っていない場合もあり得ることで、ここでエラーになります。
デバッグを見るとファイルが見つからないと分かりますが、そのファイルが確かに存在しているなら、それは正常に呼び出せていないことがエラーの原因になっています。
その為、一旦システムを終了し、しばらくしてからもう一度起動すると、今度は何ごともなかったように使える、という現象に現れます。
南船校務のようにいくつものファイルを切り替えて動作するシステムは、特にこれへの影響が大きいと思います。
あわてて操作することを避け、確実に次の操作を行うように心がけて下さい。
また、これは、ファイルの入出力作業中に不適切な操作が行われる可能性もあるため、タイミングによってはファイルの一部が破損する危険もあります。
一部でも破損すれば、修復作業を試みることになります。
【エッセイ】破損したファイルの修復方法
1)Excelを単独（ファイルではなく白紙の状態）で起動します。
2)ファイルメニューから「開く」を選び、破損したファイルを指定します。
3)この時、画面右下の「開く(O)」メニューから、「開いて修復する(E)」を選び、試してみます。
4)修復が成功すれば、すぐに「名前を付けて保存」します。（デスクトップなど別のフォルダに）
5)破損している元のファイルを削除します。
6)修復したファイルをコピー＆貼り付けで書き戻します。
南船校務支援システム
主な機能
旅費事務