用務先データの追加 - 学校事務の便利箱Ⅱ

【登録されていない用務先データを新規に追加してみます】　

　
○「口丹教育局」に出張があったとして、請求入力シートの用務先名欄に入力してみます。
○通常のように、用務先名欄でアシスト入力を使うために「局」と入れて検索します。
○分かち書き検索が機能し、用務先データシートで抽出後の一覧が表示されますが、この中には「口丹教育局」という名前の用務先はありません。
○この結果によって、「口丹教育局」という用務先は登録されていないことが分かりますので、これを新しい用務先として追加します。
○口丹教育局が園部中学校の近くとしますので、これから園部中学校のデータを呼び出して、必要な訂正を加えて新しいデータとして登録します。
○検索窓に「園部中」と入力し、これをキーワードにしてシート内を検索します。
○「シート内検索」ボタンをクリックします。
　
○園部中学校のデータが見つかりましたので、これを元にして口丹教育局の用務先データを作ります。
○新しい用務先として表の最下行にコピーしますので、その行の「個人名等」欄をダブルクリックします。
○「個人名等」欄は、自宅発着データとして職員の個人名を入れたり前用務先として用務先の名前を入れる欄ですが、ここをダブルクリックすることでその行を表の最下行にコピーして追加するように動作します。
　そのため、「個人名等」欄を訂正する場合はダブルクリックするのではなく、キーボードの「F2」キーを押して訂正するようにして下さい。
　（セルを訂正モードにするために「F2」キーを押すのはExcelの基本仕様です）
　
○表の最下行にダブルクリックした行がコピーされています。
○用務先コードは新しいコードが自動的に割り当てられます。
○用務先の検索がアシスト入力によって抽出された候補から選ぶ手順になりますので、コードには大きな意味はありません。
　特に必要としない限り、割り当てられたコードは変更しないようにして下さい。
※新しい用務先データは、元になる用務先の個人名等欄をダブルクリックすることでコピーし、それを訂正する手順で追加していきます。
　そのため、最下行には入力用の行も用意されていませんので、不用意に行を挿入することのないようにして下さい。
○コピーされた行の内容を訂正すれば、新しい用務先の登録が完了したことになります。具体的な訂正手順は「用務先データの訂正・編集」のページを参照してください。
○請求実績の入力で口丹教育局を入力することになりますので、新しく追加された用務先名「口丹教育局」をダブルクリックして選択します。
　
○最初の請求入力シートに戻り、用務先名欄に「口丹教育局」が入力され、旅費額が自動計算されます。
○請求入力シートでは、データの追加や訂正後は摘要欄が空白になります。
○摘要欄は、この行を何月分として処理するかを指定するために使用します。
　請求終了後に追加した場合など、日付は6月でも請求は７月分とする場合などでは、摘要欄に「７」を指定します。
以上で、登録されていない用務先について、新規にデータを追加し、同時に請求入力シートへも入力されました。
この他には、「経路」欄、「種別」欄、「調整事由」欄などを必要に応じて修正すれば、新しい用務先の登録と同時に実績入力も完了です。
※新しい用務先の検索は、分かち書き検索によって効率的に選択することが出来ますので、用務先の登録件数や登録順・コードの割り当て方法などはあまり意味はありません。積極的に登録していく方が良いでしょう。
※なお、用務先データシートの確定欄は、支給事務が完了することで自動設定されます。○印は旅費チームでのチェックが終わっていることを表しますので、選択する時や内容を確認する時に参考になるでしょう。
※不要な用務先データは､行全体を削除します。
　画面左端の行番号をクリックして行全体を選択し、Deleteキーを押して削除します。

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