5　復路分のデータですから、経路を「←」にします。

 

6　システムが、自宅着用のデータに整理します。

 

データの整理は、「日付」と「氏名」で判断します。（*2）

これが同じで経路が「←」であるとき、同一の出張の帰着分と判断し、用務内容欄に「帰着」を表示し、交通費欄は往路分を合算した合計金額を表示します。

7　「請求」ボタンで、旅費請求データを作成します。

 

データの作成は、「年度」「摘要月」「ch」で判断します。

事例では、29年度の7月分のうちch（チェック）が空欄のデータを選ぶことになります。

（年度はバックグラウンドで判断していますので、画面には表示されていません）

チェック（ch）は、総務事務システムで提出済みを表します。旅費請求データにも同じチェック欄がありますので、2重に請求する間違いを防ぐことができます。

（チェックは、「整理」ボタンで整理します。（*3））

8　旅費請求データでは、総務事務システム入力用として整理します。

 

1件の出張でも、学校発自宅着や複数用務先の場合は新旅費システム3では複数行で入力していくことになりますが、総務事務システムでは1件として入力することが求められます。

旅費請求データを使って入力する場合は、注意が必要です。

交通費欄に表示があるデータが1件分となりますので、参考にしてください。

9　旅費請求データ.xlsx はJmudataフォルダに作成されます。

 

旅費請求データ.xlsxは、エクセル版の場合は新旅費システム３が保存されているフォルダ内に作成されます。桐版の場合は「*:\JimuData\Excel￥」フォルダ内になります。

新旅費システム３はどのフォルダに保存しても構いませんが、今後の利用を考えて、「事務用フォルダ￥JimuData￥Excel￥」のフォルダが望ましいでしょう。

また、「事務用フォルダ」は、各校において何らかのネットワークドライブ名を割り当てておくのがより望ましいと思います。（可能な場合は「X：」が良いでしょう）

新旅費システム3の入力方法は通常の入力方法が使え、オートフィルもその一つですが、特に日付などが連続データにならないように注意が必要です。

オートフィルは、「氏名」や「用務内容」など、列ごとに使う方が良いでしょう。

なお、オートフィルではなく、日付や氏名の入力で自動的に直前行をコピーする方法もあります。

氏名だけの入力で直前行をコピーでき、交通費なども連続データになることもありませんので、同一の用務に複数人が出張した場合などには便利ですが、動作環境に制約がありますので、希望される場合は別途連絡してください。

（直前行コピー機能は、特にExcel2013でエラーになるとの報告があります。試してみてエラーになる場合はこの機能を外すこともできますので、相談してください）

（＊２）日付・氏名が同じの別用務の場合は「同日出張」となります。

　　直前行の経路が「←」の場合は別用務と判断しますが、確認するようにしてください。

（＊３）旅費請求データシートの「ch」セルに「１」が入力されたものについて、新旅費システム３に転記します。

　　旅費請求データを印刷物として利用する場合は、手作業による整理となります。