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お知らせ

※キャビネットのフォルダやデータが表示されない方へ※

各フォルダ内のデータが見られない・取り出せない方は、以下の手順を終えてからダウンロードしてください。(Internet Explorer用)
 ①画面上部のメニューバーにある「ツール」-「互換表示設定」を開く
 ②「追加するwebサイト」へ 「benribako.s58.xrea.com」と入力して、「追加」ボタンを押す
 ③「閉じる」を押して互換表示設定画面を閉じる
(③の工程を終えると自動で画面を更新します)
 

基本的な旅費請求データ作成の手順


1 ここでは、学校発自宅着の事例で旅費請求データを作ってみます。
 
用務先データシートの用務先名ダブルクリックで転記したデータは、用務先名・利用種別・交通費計・利用経路です。経路は往復(「=」)となり、交通費が2倍になります。
学校発としますから、このデータは往路になるため、経路は「→」でなければいけませんので、プルダウンリストから「→」を選びます。

2 復路のデータ入力の方法として、オートフィルの機能が使えます。(*1)
 
ただし、オートフィルの設定によっては、交通費などが連続データになってしまいます。
オートフィルは、「氏名」や「用務内容」など、列ごとに使うのが良いでしょう。

3 復路の用務先は、往路分をコピーしている場合は、正しいデータにする必要があります。
 
オートフィル機能によって交通費の額は間違っていることになりますが、再検索によって改めて調べますので、ここでは訂正する必要はありません。
注意しなければならないのは、日付が変わってしまっていないかを確認することでしょう。
用務先名をダブルクリックして、再検索します。

4 復路分の、正しいデータを選びます。
 
自宅発着用のデータは、利用種別を「自宅」などとしておくと判別しやすくなります。

5 復路分のデータですから、経路を「←」にします。
 

6 システムが、自宅着用のデータに整理します。
 
データの整理は、「日付」と「氏名」で判断します。(*2)
これが同じで経路が「←」であるとき、同一の出張の帰着分と判断し、用務内容欄に「帰着」を表示し、交通費欄は往路分を合算した合計金額を表示します。

7 「請求」ボタンで、旅費請求データを作成します。
 
データの作成は、「年度」「摘要月」「ch」で判断します。
事例では、29年度の7月分のうちch(チェック)が空欄のデータを選ぶことになります。
(年度はバックグラウンドで判断していますので、画面には表示されていません)
チェック(ch)は、総務事務システムで提出済みを表します。旅費請求データにも同じチェック欄がありますので、2重に請求する間違いを防ぐことができます。
(チェックは、「整理」ボタンで整理します。(*3))

8 旅費請求データでは、総務事務システム入力用として整理します。
 
1件の出張でも、学校発自宅着や複数用務先の場合は新旅費システム3では複数行で入力していくことになりますが、総務事務システムでは1件として入力することが求められます。
旅費請求データを使って入力する場合は、注意が必要です。
交通費欄に表示があるデータが1件分となりますので、参考にしてください。

9 旅費請求データ.xlsx はJmudataフォルダに作成されます。
 
旅費請求データ.xlsxは、エクセル版の場合は新旅費システム3が保存されているフォルダ内に作成されます。桐版の場合は「*:\JimuData\Excel¥」フォルダ内になります。
新旅費システム3はどのフォルダに保存しても構いませんが、今後の利用を考えて、「事務用フォルダ¥JimuData¥Excel¥」のフォルダが望ましいでしょう。
また、「事務用フォルダ」は、各校において何らかのネットワークドライブ名を割り当てておくのがより望ましいと思います。(可能な場合は「X:」が良いでしょう)

(*1)オートフィルに代わる方法
新旅費システム3の入力方法は通常の入力方法が使え、オートフィルもその一つですが、特に日付などが連続データにならないように注意が必要です。
オートフィルは、「氏名」や「用務内容」など、列ごとに使う方が良いでしょう。
なお、オートフィルではなく、日付や氏名の入力で自動的に直前行をコピーする方法もあります。
氏名だけの入力で直前行をコピーでき、交通費なども連続データになることもありませんので、同一の用務に複数人が出張した場合などには便利ですが、動作環境に制約がありますので、希望される場合は別途連絡してください。
(直前行コピー機能は、特にExcel2013でエラーになるとの報告があります。試してみてエラーになる場合はこの機能を外すこともできますので、相談してください)

(*2)日付・氏名が同じの別用務の場合は「同日出張」となります。
  直前行の経路が「←」の場合は別用務と判断しますが、確認するようにしてください。

(*3)旅費請求データシートの「ch」セルに「1」が入力されたものについて、新旅費システム3に転記します。
  旅費請求データを印刷物として利用する場合は、手作業による整理となります。