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総務事務システムで行う旅費支給事務




平成29年7月、京都府内公立小中学校教職員の庶務関係事務について、総務事務システムが正式稼働しました。
この中で、教職員に係る旅費支給事務については、従前は府教委の呼びかけに応じた府小中学校事務職員研究会が開発した「旅費システム」が稼働していましたが、これを破棄し、総務事務システムに統合することとなりました。
しかし、本来は職員個々が操作を行うことにより間接業務の大幅な効率化を実現すべき措置が、その意図とは逆の新たな中間経由事務を発生させることになりました。
その主な要因は、職員個人に割り当てられるPCが不十分であるだけでなく、学校現場の多忙化のため、職員個人に新たな事務作業を求めることを避け、事務職員に「代理入力者」の役割を与えたことにあります。

これは、総務事務システムの設計趣旨では想定されていませんので、いくつかの問題を生じさせることになりました。
発生源入力から代理入力になることから、出張実績の集約、代理請求行為、支給実績や執行額の管理などの事務が必要になってきました。
これらはシステムで想定されていませんので、学校現場ではこれらの課題に対応できる新たな工夫が求められることになります。

1.出張実績の把握及び集約の方法 
絵文字:矢印 右 「新旅費システム3」の利用
2.支給額の計算と代理請求行為 絵文字:矢印 右 総務事務システムの代理入力
3.支給実績の管理 絵文字:矢印 右 「新旅費システム3」の利用

※総務事務システムは発生源入力を原則としていますので、その結果も自己責任になります。
 このシステムの導入によって学校として求められる事務処理は、発生源入力に対するサポートや決済時のチェックなどに留まり、旅費事務の大幅な削減が期待できるはずでした。
※しかし、府においては「代理入力」の方式を採ることとなりました。
 自己責任に帰すべき事務作業が代理入力者の業務内容に組み込まれることになり、その結果、学校現場においては従来からの事務内容と何ら変わらないことになりました。
 これは、総務事務システムが狙う「間接業務の大幅な効率化」に相反する事態と言えます。
※さらに、システムが想定していない運用方法によって、個々の事務処理において多くの問題を新たに生じさせ、これに対応するための新たな事務が発生することとなりました。

  1. 総務事務システムでは「精算入力」によって事務を進めますが、これは出張者が出張の事実をもって後日に旅費を請求するための仕組みです。
    出張伺いや復命は命令権者と本人の間で行われますので、本来では今までの事務内容から外れるべき事務でした。
    しかし、代理入力では、この事務が残ることになります。今後も同じ手段で、学校事務として事実を把握することが必要になるでしょう。
  2. 実際の請求行為は、代理入力となりますので個人の自己責任に帰することはできず、出張実績の把握や請求行為の確認も重要な学校事務となります。
    総務事務システムはこれを想定していませんので、学校全体の請求一覧が用意されていません。
    代理入力により請求行為が正しく行われているかどうかに係るチェック方法は、各校の工夫に任されることになりますので、新旅費システム3による「今月分請求一覧」で、日付順・氏名順に一覧を作成することによって対応することになります。
  3. 総務事務システムでは、本来は旅費額の計算は個人による事務作業になります。
    従って、学校事務としては減になりますが、個人としては事務作業の増になります。しかし、経験量の差から、今までの事務職員による旅費計算に比べれば効率は悪くなります。
    この点については、代理入力により今まで通りに事務職員によって計算処理を行いますから、従来と大差ないものと言えるでしょう。
  4. しかし、総務事務システムは仮想PC内で動作しているため、新旅費システム3で作成された請求データをそのまま使うことができません。
    そのため、代理入力者は新旅費システム3で作成したデータと同じものを繰り返してもう一度入力する作業が必要となりました。
    この問題は、制度設計の不具合と見ざるを得ないでしょう。
  5. 総務事務システムの発生源入力の考え方は、個人が請求内容とその審査結果を承知しているものとされていますので、学校の事務処理として支給額明細や執行額管理を必要としていません。
    しかし、代理入力で事務を進めていますので、実際にはどちらもが学校事務として必要になってきます。
    システムは個人あての支給額明細書の発行は用意していませんし、学校単位の執行額管理も用意していませんので、これを新旅費システム3で補完していく必要があるでしょう。