南船校務支援システムのダウンロード　　（令和元年6月26日更新）

※これから行う作業で、入力済のデータが失われることはありません。
　但し、何らかのエラーで作業が中断した場合は、Excel本体を閉じ、連絡して下さい。
　エラーに続けて、同じ作業を繰り返し行うことは避けて下さい。

１　配信されたファイルをダウンロードし、デスクトップやマイコンピュータなど、一時的な作業フォルダに保存します。
　　ダウンロードの際に確認を求める画面が出る場合がありますが、許可して下さい。
２　マイコンピュータやエクスプローラーなどで保存したファイル（南船校務.exe）をダブルクリックして実行します。
　　（実行時にも確認を求められる場合がありますが、作業を続けて下さい）
３　メッセージの後、インストールする（バージョンアップする）フォルダ名を指定する画面が表示されます。
　　右端の「参照」ボタンからフォルダを指定して下さい。
　　初期設定では「ｘ：￥」となっています。
　　「ｘ」は共有フォルダに付けたネットワークドライブ名です。
　　「X」以下の「￥JimuData￥Excel￥文書収受」などのフォルダは自動で作成されますので、それ以前のフォルダまでを指定します。
　　（JimuData以前までのフォルダにネットワークドライブ名（Xなど）を指定しておくのが便利です）
４　確認の後、インストール作業が始まります。
５　Excelが起動すれば、「Excel版データ移行の実行」ボタンをクリックして下さい。
６　まず、新旅費システム３のバージョンアップが実行されます。
　　旅費システムは２つのモードがあります。
　　通常は「はい」ボタンを選択しますが、実際に使っている時にExcelが「反応なし」になる場合があり、その場合はもう一度実行して「いいえ」を選択します。
７　インストールは、旅費システムに続いて年休・特休申請システムがバージョンアップされ、その後に文書収受システムがバージョンアップされます。
８　この過程で、学校日誌や年間計画・出張一覧・服務一覧などもバージョンアップが行われます。
　　使用しないシステムも含まれているかもしれませんが、データを相互に利用し合っていますので、最後まで実行することが必要です。
９　作業が終了すれば「完了」のメッセージが表示され、自動的にマイコンピュータの画面まで戻ります。
　　改めて、それぞれのシステムを起動して確認して下さい。
10　入力済みのデータを確認し、正常な場合は、「保存」ボタンなどの正規の手順でシステムを閉じてください。
　　その後は、従来と同様に使うことができます。

※Excelというソフトは、特にネットワークでの利用や複数のファイルを横断する利用などには強いとは言えない特性があります。
　特に、何かの作業の途中に、別の作業をさせた（何かのボタンをクリックするなど）時にエラーになる場合が多いようです。
※何かしらのエラーが出た場合は、まずExcelそのものを閉じることが重要です。
　（場合によっては閉じることもできなくなることもあります。強制終了させてください）
※エラー後にExcelを閉じることが出来れば、少し時間を空けてからもう一度起動すると問題なく使える場合もあります。

＜コラム＞
Excelという表計算ソフトは、画面上の数字などを入れ替えたり計算式を変えてみた結果を比較するなど、リアルタイムでシミュレーションするような処理を得意としています。
校務支援システムは、入力したデータを保存し、必要な部分を抽出し、形を変えて出力する、という使い方を目指していますが、このような使い方をするのは一般的にはデータベースソフトの役割になります。
Microsoft社は、このような使い方のためにExcelとは別にAccessというデータベースソフトを販売しています。ExcelとAccessは実際に使う側から見れば多くの共通点があり、Accessを使わなくてもExcelでできることも多いのですが、そもそもから目指す目標が違っているソフトですから、ExcelでAccessのような処理を求めるにはそれなりの工夫が必要になります。
特に、入力したデータの保持性は、この２つのソフトでは大きく異なります。
Excelの特徴は操作しているセルに直接計算式や別のセルへのリンクを自由に定義できることですが、これはうっかりミスでも定義されている計算式を変えてしまうという危険性を持っていることになります。
入力したデータから想定されていた結果が、別の結果になってしまうというリスクを負っているのです。
Excelをデータベース的に使う場合は、特にこの点について工夫が必要でしょう。