1 [用務先名]欄をダブルクリックします。用務先データシートには「シート内検索」ボタンがありますので、テキストボックスに入れたキーワードで検索することもできますが、請求入力シートの「用務先名」欄をダブルクリックしてジャンプする方が簡単です。
請求入力シートの用務先名欄にキーワードを入れて抽出するときも用務先データシートにジャンプしますので、この方法で目的の用務先を選択しても良いでしょう。
2 ここでは、経路1の明細を経路2に移動して転記するという訂正を行ってみます。
考え方は､経路1の明細をコピーし、経路2に貼り付けし、その後に経路1を消去する、ということになります。
3 範囲を指定し、マウスの右クリックからコピーを選択します。
データの転記には、マウスのドラッグや切り取りなどの方法もありますが、操作を確実に行うことを優先するため、マウスの右クリックから一旦コピーを選ぶのが無難でしょう。
4 転記先の範囲を指定してから、マウスを右クリックします。
この動作は、このシート特有のクセです。慣れるようにして下さい。
5 移動ではなく、コピーになります。
事例では明細を移動したいので、切り取り＆貼り付けのように動作するのが機能的ですが、実際には他の用務先の明細から転記したい場合の方が多いので、間違いを防ぐために、コピーとしています。
これもこのシートのクセですので、慣れるようにして下さい。
6 目的が移動ですから、コピー元の明細を消去しておく必要があります。
7 画面に見えている明細はこのコピー＆貼り付けで転記できますが、次に見えていない明細を転記する手順を見てみます。
試しに、「和知～園部」の明細データを探すこととします。
各経路の、実際の経路欄に直接打ち込みます。「～」や「－」はない方が良いでしょう。
８ 入力完了でテキストボックスに転記されますので、「シート内検索」ボタンで検索します。
「シート内検索」ボタンは、テキストボックスに直接入力しても使うことができます。
テキストボックスに直接入力する場合は、全角空白で区切られた3つまでのキーワードで検索することができます。
しかし、ここでは経路１～経路７までの、それぞれの経路欄に入力して、テキストボックスに転記された後に「シート内検索」ボタンを使う手順を説明します。
９ 「シート内検索」ボタンでは、このシートの中を検索します。
テキストボックスに転記されたデータが検索されます。次の候補を選ぶには、このままの状態でもう一度「シート内検索」ボタンを押します。
10 転記したい明細データを範囲指定し、コピーします。
データの転記には、候補を範囲指定してコピーしておいてから元の経路の範囲に貼り付けることは、このシートのクセとして、同じ操作になります。
一つの画面内に転記したいデータが見えている場合は操作が簡単ですが、「シート内検索」ボタンで探したデータをコピーしても、元の用務先がどこにあるか分からないので、貼り付けるのが大変に難しいことになります。
この時、「作業セル」ボタンを使って下さい。（ブルーの「作業セル」ボタンはどれを使っても構いません）
11 「作業セル」ボタンのクリックで元の用務先に戻ることができます。
最初にキーワードを入れたセルに戻ることができます。
経路１～経路７の全てに「作業セル」ボタンがありますが、どのボタンをクリックしても同じように動作します。
ただし、この動作は、最初に経路欄にキーボードから入力した場合に限られます。
直接テキストボックスに入力した場合は動作しませんので、注意して下さい。
12 訂正が完了すれば、用務先名欄をダブルクリックして請求入力シートに転記します。
用務先データシートのデータを請求入力シートに転記するには、この画面の用務先名をダブルクリックします。
用務先データシートのそれぞれの動作は、このシート内でのみ動作するなど、クセのある動き方をしますので、慣れて貰うようにお願いします。
総務事務システムでは、交通費においては以前の鉄道又はその他などの区別がなくなりました。
そのため、利用経路の表示では、実際に移動した通りの経路を表示するように求められることになりますので、経路の入れ替え作業が必要です。
請求入力シートで用務先を呼び出すごとに､明細を確認して訂正しておく方が良いでしょう。
なお、用務先データシートでは、左端の「個人名等」欄のダブルクリックが、新しい用務先データ行を追加するスイッチになっています。
新規の用務先の追加では、参照できる用務先を検索し、「個人名等」欄をダブルクリックして表の末尾に追加し、これを訂正するようにするのが合理的です。
また、[利用種別]欄は、「交通機関」「私有車」「自宅発」「自宅着」など、総務事務システムでの入力作業にヒントになるように工夫するメモ欄です。
[個人名等]欄や[発／着]欄などとの組み合わせで、それぞれの学校ごとに分かりやすいように工夫してください。
南船校務支援システム
主な機能
総務事務システム（H29年７月～）