《ここでは本システムを活用する上でのヒントを簡単に説明しています。詳しくはそれぞれのヘルプを参照して下さい。》
-システムの概要-
- 本システムは、教職員旅費の請求から支給に至る事務処理をシステム化します。予め登録されている各用務先の旅費データを呼び出して集計する一般的な手順を踏まえながら、それぞれの処理過程で独自の工夫を付加しています。
- 出張実績の入力は一覧表形式入力を採用していますが、出張依頼文書に基づく出張は文書収受データからの自動転記を採用しています。
また、学校日誌からの自動転記や部活動等の実績からの自動転記にも対応し、新規に入力しなければならない実績は１～２割に止まっています。
- 用務先データの呼び出しは、コードでの呼び出しの他、用務先名の一部入力による呼び出しに対応しているため、コード表などから該当データを探す必要がありません。また、用務内容についても保存していますので、用務内容の一部入力による呼び出しが可能となり、効率的な入力作業を補助しています。
- 新規用務先の登録は、入力作業中にシステムが判断し、必要な登録の作業を経て、入力作業を継続します。
自宅発着や通勤手当重複区間の調整などの事例も新規用務先と捉え、入力作業中に登録します。
- 他校で作られた交通費データの相互利用が可能です。
- 入力作業中に、普通旅費の残高をリアルタイムで確認することができます。
- 登録済み用務先のデータ訂正は、登録画面・入力画面のどちらからでも可能です。
- 従事時間、私有車利用等の出張形態、研修扱い業務等のチェック機能が内蔵されています。
- 請求事務に係る諸様式への出力の他、出勤簿等との照合資料や過年度実績等との比較データなどを作成することができます。
- 審査による用務先データの自動更新に対応している他、エクセル等の外部の用務先データからの読み込み機能を備えています。
- 支給事務に係る明細書印刷など、諸資料の作成ができます。また、年度末には年間を通した各種分析用の資料を作成することができます。
- １件の出張実績毎に分類コードを付加することができますので、旅費執行内容の分析の他、予算要求資料としても活用することができます。
また、これらの諸資料はエクセルファイルとして、別途出力することができます。
- 執行済み実績に係る追給処理や戻入処理に対応しています。
- データの保存と活用は、10年間分程度の量を想定しています。
この期間内のデータは当該年度分と同様に取り扱うことができますので、入力作業中などにキーワード検索を行うと年度を超えたデータの一覧を表示させることができ、過去の研修扱いなどの取扱いを確認しながら作業を続けることができます。
- 動画マニュアルが別途提供される他、付属するオンラインヘルプによってその場に応じたヘルプ情報を得ることができます。
- 本システムは教育活動支援システム（きょうの予定）のサブシステムと位置づけられているため、職員情報管理、文書管理、服務実績管理等との連携が深く、従来の学校日誌に係る業務をトータルに処理することができることを目指しています。
-出張実績の入力-
- 本システムにおける出張実績の入力は、教育活動支援システム（きょうの予定）での出張エリアへ入力された実績の自動転記を通常の形態として想定しています。
- 教育活動支援システム（きょうの予定）のメイン画面は、当日の日付が登録されている各種のデータが一覧で表示されています。
提出エリアには、文書収受処理で〆切属性が与えられたデータの当日分が表示され、服務エリアには年休届けなどの当日分が表示され、出張エリアには文書収受処理で開催属性が与えられたデータの当日分が表示されています。
- この出張エリアに表示されている出張予定の内容を確認し、追加や出張者の変更などの必要な訂正を行っておけば、出張実績として本システムに自動転記されます。
- 従って、その日の出張内容を整理しておけば改めて本システムで実績を入力する必要がありません。本システム側では実績内容の確認を行うだけでよく、この時に用務先が新規のデータであれば新規登録を行い、削除や追加などの必要があれば相応の処理を行います。
- そのため、本システムでは当月分の請求内容をまとめて入力することに対する工夫は十分でなく、入力されているデータの訂正や漏れている実績の追加に工夫の重点が置かれています。このことから、一覧形式入力を採用しながら、同時に詳細画面を表示するという画面構成を採用しています。
- なお、教育活動支援システム（きょうの予定）の出張エリアへの入力は、文書収受処理によって開催属性が与えられた収受文書の内容が自動転記されています。毎日の確認では、出張依頼文書に依らない出張内容などを追加しておくことが必要です。
- また、服務エリアに入力される部活動の活動場所が校外であった場合は出張となりますので、この内容も本システムに自動転記されます。
-拡張表引きの使い方-
- 本システムは、用務内容等の入力時や用務先の選択時に、教育活動支援システムの拡張表引き機能を利用しています。
- 拡張表引き機能は、入力したいデータの一部を入れればそれをキーワードとし、その文字を含むデータを抽出する機能です。大量のデータの一覧から探すのは大変ですから、候補を絞り込んで探しやすくするのが目的です。
- この機能は、一般的な抽出機能にくらべ、次のような特徴があります。
- 選択される回数が多いデータほど、上位に表示されるようになる（標準の表示状態）
- 整列機能で、カーソル行のデータをキーとして整列させることができる（[Alt]キーを押しながら[S]キーを押します）
- 検索機能で、さらに絞り込むことができる（[Alt]キーを押しながら[K]キーを押します）
- 一覧を表示させることなく直接呼び出すように設定できる（キーワード欄で末尾に半角で「\」を付ける）（※１）
- 選択後にカーソルを移動させず、選択値の訂正ができる（[Enter]キーではなく[F7]キーで決定する）（※１）
（※１は文書収受事務での文書件名や用務内容等の入力で可能です。用務先の選択時には使えません）
- この機能を有効に活用するためには、できるだけ多くの候補を登録しておくことが重要です。新しいデータの場合は登録するかどうかの問い合わせ画面が表示されますので、できるだけ登録するようにして下さい。
- なお、「○○会議の開催について」などのようなデータを登録する場合は、「の開催について」というデータは既に登録されていますので、「○○会議」というデータだけを登録するようにして下さい。旅費支給システムで利用する際には、「の開催について」などの文言は、不必要となるからです。
-新規用務先の登録-
- 新規用務先は、初めての場所だけでなく、自宅発着や私有車利用などの個人毎のデータも新しい用務先として捉えます。
１件の旅行実績を入力したときに何らかの旅費データの訂正を行えば、通常は登録済みデータの訂正として処理するか、もしくは新規のデータとして登録することになります。
例えば、自宅発着等の事例が出ればシステムが該当のデータが登録されているかどうかを調べます。登録されていなければ新規登録の作業に移ることになります。
- 新規登録の手順 → 新規用務先の登録
- 試しにやってみて、新しい用務先がどのように作られていくのかを見てみて下さい。
尚、用務先のデータを修正すれば、自動的にその日を記憶します。
この日は、メイン画面の詳細画面下部に「Update:20.05.01」のように表示されますので、この旅費データがいつの時点でのデータなのかを確認することが出来ます。
古い日付になっていれば、運賃等が改正になっているかもしれませんから、[用務先編集]ボタンで修正しなければならないことを知らせるためです。
- 用務先データの一括登録
用務先データは、エクセルなどの元データがあれば、[環境設定]-[用務先一覧表]-[読込(Y)]機能で、一括して読み込むことができます。
→ 用務先データの作成
-用務先データの訂正-
- 登録済みの用務先データの訂正には、２種類の方法があります。
1)[メイン画面]-[環境設定]-[用務先一覧表]からの訂正
2)[メイン画面]の[詳細画面]での訂正
- 用務先一覧表で訂正する場合は[環境設定]-[用務先一覧表]で呼び出し、訂正したい用務先を[検索(K)]ボタンなどから選択して訂正します。
表上部の[区分][ｺｰﾄﾞ][用務先名]は、それぞれが並べ替えを行うボタンになっていますので、クリックすることで並べ替えを行い、訂正したい用務先を選択することも出来ます。
但し、用務先一覧表で訂正した場合はメイン画面のデータには反映しません。
メイン画面のデータは、実績を登録した時点での用務先のデータを転記していますから、その後に用務先一覧表で訂正しても反映はされません。
この場合は、メイン画面の詳細画面で、[再計算]ボタンをクリックして、改めて用務先一覧表からデータを呼び出します。
- [メイン画面]の[詳細画面]でデータを訂正する場合も、ここで訂正しただけでは用務先一覧表のデータは訂正されません。
詳細画面は呼び出したデータを確認するための画面ですから、用務先一覧表とは連動していません。
従って、ここでは用務先一覧表のデータとは別に自由な編集が可能です。ここでどのように変更しても、保存されている用務先一覧表のデータが変わることはありません。
そのため、訂正した内容を用務先一覧表のデータに反映させるためには、[用務先更新]ボタンをクリックする必要があります。
- 又、詳細画面で訂正した内容で、これを新しい用務先として登録したい場合もあります。
この場合は、詳細画面で用務先名の[ｺｰﾄﾞ]を新しいコードに入れ直して下さい。
但し、新しい用務先は現在の内容のままで登録されますから、別に[用務先編集]ボタンで必要な修正を行っておいて下さい。
-提出済み請求書の訂正-
- 提出済みの請求書に間違いが見つかった場合は、次の手順で訂正します。
1)メイン画面から、訂正する職員の行にカーソルを合わせ、[請求書編集]ボタンをクリックします。
2)データを訂正します。
3)[請求個別]ボタンをクリックして、訂正後の請求書等を印刷します。
4)必要に応じて、[内訳書]ボタンをクリックして、内訳書を印刷します。
5)金額計欄に[更新?]ボタンが表示されている時、用務先データを更新する場合はクリックし、更新しない場合は[訂正確定]ボタンをクリックします。
6)他に訂正するべき職員がいる場合は、同様の作業を繰り返します。
- 請求書編集の画面は、メイン画面のカーソルのある行の[摘要月]分の[氏名]の分を呼び出しますから、メイン画面でカーソルを合わせてから[請求書編集]ボタンをクリックするのが便利です。
- 請求書画面が表示されれば、必要な訂正をします。
他の職員も訂正する場合は、[次(N)]ボタンや[前(B)]ボタン、[指定(S)]ボタンなどで画面を切り替えて、必要な訂正をします。
金額計欄が赤字に変わり、訂正されたことを示しています。
既に提出が終わっている請求書ですから訂正した場合は再印刷が必要です。この再印刷が終わらなければ次の処理には進めません。
この時、用務先データが訂正されている場合は金額計欄が赤字に変わるほか、この欄に[更新?]ボタンが表示されます。
保存されている用務先データを更新するかどうかを選択します。
いずれの場合も、印刷をしない場合や更新をしない場合は、[訂正確定]ボタンで金額計欄の赤字表示や更新ボタンの表示を消すことができます。
- また、印刷メニューの[確認]を「する」に設定しておくと、その時々の請求額合計を確認しながら作業を進めることができます。
但し、印刷メニューの確認を「する」とは"印刷プレビューを表示する"意味ですから、確認だけをする時は印刷しないで[閉]ボタンで表示を閉じます。
-職員旅費支給システムの導入-
- 職員旅費支給システムは教育活動支援システムのサブシステムに位置付けられているため、初めて利用する際には予め教育活動支援システムがセットアップされていることが必要です。
また、教育活動支援システムをセットアップするには、予め日本語データベースシステム『桐』（㈱管理工学研究所製）がインストールされていることが必要です。
- 導入の手順
- 教育活動支援システムがセットアップされている場合
バージョンアップ用ファイルをダウンロードの後、インストールします。
- 教育活動支援システムがセットアップされていない場合
セットアップの後、バージョンアップ用のファイルをダウンロードし、インストールします。
- データベースシステム『桐』の概要は、㈱管理工学研究所ＨＰ（http://www.kthree.co.jp/index.html）でご確認下さい。
なお、『桐』には教育関係者向けにアカデミックパックが用意されており、オープン価格ですが31,500円程度で販売されているようです。
また、同ＨＰには機能無制限で30日間の試用ができる体験版のダウンロードも用意されています。
職員旅費支給システム導入の評価のために、体験版をインストールされることをお薦めします。
- 教育活動支援システムセットアップファイル、及び職員旅費システムバージョンアップ用ファイルは、現在セキュリティエリアからのダウンロードのみとなっています。
利用には管理者の受諾が必要です。利用を希望される場合は別途メール等で請求してください。（master@benribako.com)
(2008.05.29 更新)
