現在使用している用務先データを、旅費支給システムで利用できる形式に変換する手順を説明します。
現データはエクセルで作成されていることを想定し、旅費支給システムの[環境設定]-[用務先一覧表]-[読込(Y)]で選択するファイルを作成します。

現在、使用しているエクセルファイルを開きます。

マイ・コンピュータから、[ﾛｰｶﾙﾃﾞｨｽｸ(D)]-[kiriv9]-[旅費支給]-[Help]とたどっていき、「用務先データの構成について.xls」を探し、ダブルクリックで開きます。

職員旅費支給システムで使用する用務先データの構成と、各項目の概要が説明されています。
このファイルの２行目以降にデータを登録していけばデータファイルを作成することができますが、ここではこの構成を現に使っている用務先データに当てはめることでデータファイルを作ることを目指します。

１行目にカーソルを合わせクリックすることで、１行目の全てを選択します。
この行を現データのファイルに当てはめますので、１行目にカーソルを乗せたままでマウスを右クリックし、[コピー(C)]を左クリックで選択します。

コピーの確認のメッセージが表示されます。
ここでは、[はい(Y)]ボタンをクリックします。
これ以降は「用務先データの構成について.xls」を使うことはありませんので、閉じておいてもかまいません。

現に使っている用務先データに戻りますので、１行目の直前に新しい行を挿入します。
メニューバーの[挿入（Ｉ）］をクリックするとメニューが開きますので、[行(R)]をクリックします。

挿入された１行目にカーソルを合わせ、マウスの右クリックで表示されるメニューから[貼り付け(P)]をクリックします。

確認のメッセージが表示されますので、ここでは[ＯＫ]をクリックします。

１行目と２行目に、同じようなデータが表示されます。
１行目が旅費支給システムで使用する用務先データの項目名であり、２行目が現データの項目名です。
旅費支給システムで使用するためには、２行目の項目名を１行目と同じにしなければいけません。
ファイルの変換では、項目の名前だけに注目します。Ａ列やＥ列など、列の順番は関係ありません。

現データの列が、「非表示」になっている場合もあります。
非表示になっている列を範囲指定し、マウスの右クリックで表示されるメニューから、[再表示(U)]をクリックして下さい。
念のために、全ての列を範囲指定し、再表示させておく方が良いかもしれません。

項目の名前を同じにするために、１行目の項目名をコピーし、２行目の該当する列に貼り付けます。
現データをよく確認し、どの項目名にしておかなければならないかに注意して下さい。
２行目には、空白の項目名になっているセルがあってもかまいません。
又、１行目にはない項目名が２行目に残っていてもかまいません。
ファイルの変換では、１行目の項目名と同じ項目のみ変換し、異なる項目名や空白は無視されます。
この時点で、データに修正がある場合は、各行の内容を修正して整理しておいて下さい。
特に、[区域種別]の列は、「区域内・隣接域・その他]のいずれかに固定されています。ほとんどの場合、修正しなければならないと思いますので、注意して下さい。
又、旅費支給システムでは、鉄道・バス・その他１・その他２・その他３の４種類のみが登録できます。その他４は私有車利用時の距離を登録するための項目ですので、間違わないようにして下さい。

データの確認と修正が終われば、１行目は必要がありません。
ファイルの変換では１行目を項目名と見なし、２行目以下をデータとして変換しますので、１行目は削除しておかなければいけません。
１行目を選択し、マウスの右クリックで表示されるメニューから、[削除(D)]をクリックして削除します。

これで、旅費支給システムの読み込み機能で使うファイルができあがりました。
上書き保存を行うか、又は[名前を付けて保存(A)]を行って、作業を終了して下さい。
旅費支給システムを起動した後に、[環境設定]-[用務先一覧表]-[読込(Y)]でここで保存したファイルを指定しますので、保存した場所を忘れないようにして下さい。